Contoh Sistem Fail

2.Apa yang anda faham dengan sistem fail?

Anda sebagai penyelaras Tabika Seri Kembangan  , Selangor dikehendaki menyediakan sistem yang sistematik untuk sekolah anda.

Sistem fail merupakan adalah satu sistem yang digunakan untuk menyimpan segala data dan dokumen yang terdapat di sesuatu organisasi dengan selamat dan lebih teratur. Sistem ini melibatkan proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan  menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.

Terdapat pelbagai cara untuk membuat kod iaitu dengan menggunakan singkatan , nombor dan abjad.Ianya dipanggil pengkelasan fail yang terbahagi kepada tiga tahap iaitu contoh susunan fail:

            (i)         Tahap 1 – 99 tajuk

            (ii)        Tahap 2 – 99 subtajuk

            (iii)       Tahap 3 – 99 perkara

 Contoh kod fail yang digunakan di Tabika ialah :-

SEL / TBK / 09 / A/1(01)

SEL-Negeri Selangor

TBK – Tabika

09    – Kod Tabika

 A -  Jenis Fail

1 – Nama Fail

( 01 ) – Bilangan Fail

               

BIL.	JENIS FAIL	SISTEM KOD	NAMA FAIL
1.	Dokumen Pentadbiran	SEL / TBK / 09 / A/1(01) SEL / TBK / 09 / A/2(01) SEL / TBK / 09 / A/3(01) SEL / TBK / 09 / A/4(01) SEL / TBK / 09 / A/5(01) SEL / TBK / 09 / A/6(01) SEL / TBK / 09 / A/7(01) SEL / TBK / 09 / A/8(01) SEL / TBK / 09 / A/9(01) SEL / TBK / 09 / A/10(01) SEL / TBK / 09 / A/11(01)	Surat menyurat Aduan dan Cadangan Surat Arahan Pentadbiran Fail Meja Manual Pengurusan Tabika Surat Pekeliling/Perkhidmatan Minit Mesyuarat dan Takwim Fail Pemantauan Profail Guru Profail Pembantu Guru Profail Tabika
2.	Dokumen Kewangan	SEL / TBK / 09 / B/1(01) SEL / TBK / 09 / B/2(01) SEL / TBK / 09 / B/3(01) SEL / TBK / 09 / B/4(01) SEL / TBK / 09 / B/5(01)	Permohonan Pengeluaran Wang Tuntutan Makanan Basah Kering Penyata Bulanan/Akhir Bil/Baucer Geran Berkapita (GPK)
3.	Dokumen Aset	SEL / TBK / 09 / C/1(01) SEL / TBK / 09 / C/2(01) SEL / TBK / 09 / C/3(01) SEL / TBK / 09 / C/4(01) SEL / TBK / 09 / C/5(01)	Fail Am Pengurusan Aset dan Stor Inventori Harta Modal Pelupusan dan Kehilangan Aset Stok Makanan Kering
4.	Dokumen Hal Ehwal Kanak-Kanak	SEL / TBK / 09 / D/1(01) SEL / TBK / 09 / D/2(01) SEL / TBK / 09 / D/3(01) SEL / TBK / 09 / D/4(01)    SEL / TBK / 09 / D/5(01)	Profail Kanak-Kanak Laporan Program/Aktiviti Tabika Fail Hasil Kerja Kanak-Kanak Rekod Kesihatan Rekod Pemakanan